Over het automatiseren van het aanmeldproces voor activiteiten
Marketing- en communicatiebureau Explose werkt al jaren samen met de Vereniging Industrieel Contact Valkenswaard (VICV). Deze ondernemersvereniging bestaat al sinds 1961 en behartigt de belangen van bedrijven in Valkenswaard en omstreken. Het VICV organiseert regelmatig activiteiten waar de leden elkaar kunnen ontmoeten en zichzelf kunnen voorstellen aan de andere leden. Ook worden er interessante activiteiten georganiseerd in binnen- en buitenland ter lering en vermaak van alle leden van het VICV. Voorzitter Pierre van de Borne schuift aan bij Explose voor een kop koffie en een kort gesprek, waarin hij samen met Bart Koolen van Explose terugblikt op de prettige samenwerking.
Pierre vertelt: ‘Enkele jaren geleden heeft Explose voor onze vereniging een identiteit ontwikkeld. We zijn nog steeds erg blij met het logo en de huisstijl die ons een professioneler gezicht naar de buitenwereld hebben gegeven. Eind 2018 klopte we bij Explose aan voor een nieuwe website. We vroegen om een representatieve, informatieve website, maar hebben uiteindelijk veel meer gekregen. Onze vereniging was in de praktijk veel tijd kwijt met het organiseren van activiteiten voor onze leden en de communicatie rondom deze activiteiten. Denk aan het benaderen van leden, het verwerken van aanmeldingen en het verzorgen van herinneringen. Ook waren we nog niet tevreden over de opkomst bij de activiteiten. We stopten er veel tijd in die te weinig rendeerde. Explose heeft voor ons een nieuwe website gemaakt met een ingebouwd ticketsysteem. Een erg gebruiksvriendelijk systeem, waarmee we vanuit onze website heel gemakkelijk leden kunnen benaderen voor deelname aan alle activiteiten.’
Explore
Bart van Explose vertelt: ‘Wij willen niet alleen mooie websites maken, maar ook websites die succes opleveren. Dus zijn we eerst in gesprek gegaan met het bestuur om te achterhalen wat hun belangrijkste behoeftes zijn en waar voor hun de uitdagingen binnen hun ondernemersvereniging lagen. We vroegen ze wanneer voor hen de samenwerking met Explose succesvol is. Voor het VICV is het vergroten van de betrokkenheid van haar leden een belangrijk punt. De nieuwe website die we maakte, is overzichtelijk en presenteert de activiteiten van de vereniging op een aantrekkelijke manier. Dat leidt tot een verhoogde interesse van de leden. Verder hebben we het hele proces rondom activiteiten geautomatiseerd. Van het benaderen van leden, hun aanmelding, het herinneren tot zelfs de uitgave van de tickets. We hebben het allemaal geautomatiseerd binnen de webomgeving.’
Expose
Pierre vult aan: ‘In de praktijk was ons secretariaat veel tijd kwijt met het verzenden van mails, het bijhouden van reacties en het tijdig herinneren. Ook merkten we dat het animo na zo’n mail niet zo hoog was als we hoopten. De uitnodigingen die we nu via de website versturen ogen aantrekkelijk en bieden meteen de mogelijkheid om je met één druk op de knop aan te melden. Die aanmelding is vervolgens meteen geregisteerd in het systeem en de tickets worden ook automatisch aangemaakt. Na verloop van tijd wordt een automatische herinnering verzonden naar de leden die nog niet gereageerd hebben. We zijn erg blij met onze nieuwe website. Hij doet alles waar we om gevraagd hebben: hij bevestigt ons imago van professionele vereniging, informeert onze leden tijdig en op een aantrekkelijke manier en vergemakkelijkt het hele proces rondom de organisatie van activiteiten.’
Explode
Pierre vervolgt: ‘Explose belooft haar klanten partner te zijn in het bereiken van duurzaam succes. Die belofte hebben ze voor het VICV waargemaakt. We ontvangen meer aanmeldingen voor onze activiteiten en besparen in de praktijk vele uren werk, doordat het hele proces rondom de activiteiten geautomatiseerd via de website verloopt. Dat ontlast ons secretariaat, waardoor zij hun energie weer in de vereniging kunnen stoppen. Het is een bijzonder mooi systeem voor alle verenigingen en netwerkclubs die activiteiten organiseren voor hun leden. Ik zou het zeker aanraden.’
Ben jij benieuwd wat Explose voor jou kan betekenen? Neem dan contact met ons op. Je bent van harte welkom!